EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Msc. Edgar Ulises Mendoz

Desde que nacemos los seres humanos tenemos recursos valiosos como la vida, responsabilidad de los padres y familiares; sin embargo, somos parte de un proceso de constante cambio y crecimiento, experimentamos diversidad de necesidades, donde los progenitores o la misma persona ejercen controles para la estabilidad emocional, psicológica y económica de la vida; en los primeros años dependemos mucho de nuestros padres para preservar la vida y estamos expuestos a riesgos de supervivencia, pero en la medida que aprendemos a manejar nuestras vidas y recursos también experimentamos tranquilidad y florescencia, lo contrario tener una vida sinsabores o cargada de limitaciones por la mala administración de los recursos o la falta de los mismos.

Lo planteado también es observable en la vida de una entidad y su entorno, en su inicio nace con recursos económicos pues sus constituyentes (socios o accionistas dependiendo del tipo de sociedad), la han dotado de bienes dinerarios o en especie (aportaciones) como bienes muebles e inmuebles, maquinarias y equipos entre otros, que son sus recursos valiosos y son responsabilidad de las personas en quienes recae su administración salvaguardar su integridad; pero en la medida que los recursos son utilizados, es necesario tener controles administrativos y contables que son responsabilidad de los administradores su cumplimiento y de acatamiento estricto de los empleados.

Las empresas al interactuar económicamente con su entorno, también experimentan procesos de cambio constante, sus recursos se incrementan o limitan y es necesario establecer nuevos controles para proteger los recursos existentes, para evitar mala utilización, daños físicos y pérdidas en todo sentido.

Una empresa se expone a riesgos cuando no tiene un buen sistema de control para salvaguardar los recursos que posee, se enfrenta a situaciones difíciles como robo de activos, pérdidas económicas recurrentes y en casos extremos la imposibilidad de continuar con el negocio en marcha y tiene que cerrar operaciones. Esto es evitable cuando existe en la empresa un buen sistema de control interno administrativo y contable.

EL CONTROL INTERNO

Según los estudios constituye el medio por el cual el consejo de administración asegura que la entidad opere en un ambiente general de control, dando mayor certeza en el sentido que lo acordado se lleve a cabo adecuadamente.

Para aclarar ideas, se entiende por sistema de control interno el proceso que ejecuta la administración para evaluar operaciones específicas y se diseña para proveer una seguridad razonable de la efectividad y eficiencia de las mismas, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes y otras regulaciones aplicables ala entidad; su estructura incluye el ambiente de control, las actividades de control, la valoración de riesgos, la información y comunicación, así como la vigilancia.

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos, relacionados principalmente con la eficiencia en las operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general, solamente tienen relación indirecta con los registros financieros e incluyen más que todo controles como análisis estadísticos, estudios de tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

Los controles administrativos involucran procesos y registros relativos a decisiones que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia y todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y quedan documentadas en las políticas establecidas en todas las áreas de la entidad.

Son ejemplos de controles administrativos los siguientes:

• lineamientos para que los empleados de una área determinada porten internamente su carné de identificación.
• la obligatoriedad de exámenes médicos anuales para todos los trabajadores del de la planta de producción.
• Uso de uniformes de todos los empleados.
• perfiles profesionales para los diferentes puestos administrativos, ventas y financieros.
• autorizaciones o modo de proceder para la compra de bienes y servicios.

Estos controles interesan no solo a los gerentes de la empresa sino también a auditores independientes para la evaluación de la gestión realizada.

En términos resumidos el control administrativo incluye el plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión conducentes a la autorización de transacciones u operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la entidad y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificación de los controles variaría de acuerdo con las circunstancias individuales de cada entidad.

El control interno contable comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos, relacionados para la salvaguarda de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

Hay tres categorías principales de control interno contable:

1. Controles detectives

Son establecidos para detectar discrepancias y desviaciones de las políticas vigentes sirviendo para el propósito de la integridad de la información financiera, por ejemplo un chequeo sorpresa con el cajero (arqueo de caja) del saldo de efectivo disponible y el saldo de efectivo según las cuentas contables, garantizará si el cajero está haciendo su trabajo con precisión o no. Este procedimiento podría reflejar cualquier error contable.

En un entorno computarizado donde los números son enormes en volumen y el sistema realiza el procesamiento de cuentas de alcance completo, es posible aplicar un procedimiento probatorio, seleccionando una factura de prueba y realizar un seguimiento hasta la finalización de las cuentas para ver si da el resultado deseado y cumple con las regulaciones legales tributarias por ejemplo.

En la misma idea podría compararse el stock físico real en el almacén y el saldo de la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio, según los libros contables, cuyo resultado mostraría si hay problema en el procesamiento del Inventario, cualquier hurto o pérdida normal. Verificar también que todos los activos que aparecen en los libros estén físicamente presentes garantiza la seguridad de los activos su integridad.

Con lo explicado queda claro que los controles de detección se aplican de manera irregular y son más de naturaleza de auditoría para identificar errores o discrepancias.

2. Controles preventivos

Estos controles se aplican a diario en la entidad para evitar los errores o discrepancias que suceden. En realidad son reglas que todos los miembros de la empresa deben cumplir cotidianamente en su trabajo, por ejemplo, en un entorno contable cuando se recepciona un comprobante de crédito fiscal (factura) por la compra de bienes y servicios, se envía a varias personas para la constatación de los bienes o servicios recibidos, otras para revisión de cálculos, revisión y aprobación, hasta llegar a su registro; una vez contabilizada la factura, otro equipo realiza el pago. Esto se llama segregación de deberes o actividades, y asegura que una persona no tenga control para reservar y pagar facturas.

La rotación laboral es un ejemplo clásico de control preventivo. En una organización grande o en un lugar crítico, el personal se transfiere a intervalos regulares para garantizar que nadie tenga acceso a ningún dato o activo durante un período prolongado, garantizando que los empleados no se involucren en robos o actividades ilegales.

En un entorno computarizado, hacer copias diarias de seguridad de los datos en la nube también es un control preventivo para evitar cualquier pérdida de datos.

3. Controles correctivos

Son los que vienen a rescatar lo realizado cuando los controles preventivos y detectives no han podido evitar un error. En un entorno contable, partidas de ajuste o rectificación reflejan controles correctivos.

Una vez que los libros contables están cerrados después del ejercicio financiero y los auditores encuentran problemas que debe abordarse por su significatividad. Reabrir la contabilidad financiera y hacer ajustes solicitados por un auditor también es parte de un control correctivo; por ejemplo, en el registro inicial al contabilizar en el libro diario la venta al crédito al señor Edgar Mendoza, el cargo  se realiza en la cuenta por cobrar del señor Iker Estrada por la misma cantidad.

En este caso probar saldos globales indicaría que la contabilización es correcta; sin embargo, más tarde en la verificación de los libros mayores cruzados con el auxiliar de cuentas por cobrar, se identificó ese error. El control correctivo en este caso implica rectificar trasladando el saldo al cliente correcto.

Otros ejemplos de control interno contable.

1. Segregación de funciones para la emisión de cheques: el procesador del cheque y el aprobador con la firma deben ser personas diferentes. Utilización de firmas mancomunadas ayuda mucho.
2. Identificación de usuario y contraseñas, para todos los empleados.
3. Verificación física y periódica de inventarios y activos de la empresa.
4. Conciliación bancaria periódica.
5. Conciliaciones de saldo de cuentas contables de prueba.
6. Chequeo sorpresa de saldos de caja chica y general (arqueos de caja).
   

La implementación de controles internos contables tiene beneficios para la entidad:

· La trazabilidad de las acciones en el registro identifica a la persona responsable de cualquier error.

· Exactitud de los estados financieros preparados y fondos erogados.

· Uso eficiente de los recursos para los fines previstos.

· Facilitación de auditorías internas y externas.

· Identificación y rectificación de cualquier discrepancia identificada en la contabilidad.

·  Ahorro de costos y recursos.

No obstante lo anterior la implementación de controles contables presenta desventajas:

· A veces cumplir los procedimientos es irritante y requiere mucho tiempo para los empleados.

·  Alto costo de mantener controles y estándares.

· Depende demasiado de los estados financieros y la auditoría.

·  Duplicación de trabajo.

En todo caso si los beneficios de la tenencia de un buen sistema de control interno supera a los esfuerzos económicos y pérdidas por no tenerlo, vale la pena implementarlo y deben considerarse las siguientes sugerencias:

· Cualquier cambio en un procedimiento afecta al precedente o siguiente.

·   Los cambios no deben realizarse en medio de un período contable, ya que afectará el flujo de la transacción.

· Cualquier cambio debe ser debidamente documentado e informado a todos los involucrados (empleados y auditores).

Finalmente debe comprenderse que a consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información de la empresa, el control interno contable surge como instrumento con el objetivo que las transacciones y operaciones, cumplan lo siguiente:

• Registro oportuno por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.

•  Que lo contabilizado exista.

• Que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

• Que las transacciones u operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.

•  Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.

 RECUERDA: QUEDARE EN CASA

Preguntas de aprendizaje


1.- ¿Qué tipo de recursos poseen las entidades que están expuestas a riesgos, por lo que necesitan protegerse?

2.- ¿A qué tipo de riesgos están expuestos los bienes que posee una empresa?

3.- ¿Qué se entiende por un sistema de control interno?

4.- ¿Qué comprenden los controles administrativos y los contables?

5.- ¿De quién es la responsabilidad de los controles administrativos y contables en una empresa y porqué?

6.- ¿Cuáles son las categoría del control interno contable y su conceptualización?

7.- ¿Seleccione 3 ejemplos de control interno contable y explicar a que se refieren?

8.- ¿Porqué razón todo cambio de control interno contable no es prudente hacerlo a mitad de un año?

9.- ¿En su opinión que efectos tendría una empresa el no contar con un sistema de control interno contable?

10. ¿Qué controles considera usted deberían aplicarse al registro de los inventarios en una empresa comercial?

 

MARCO CONCEPTUAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Para la  construcción  de  diez  edificios  con  departamentos

familiares y que todos tengan la mismas características, es necesario antes tener el diseño original de uno de ellos, el cual debe contener los lineamientos de las diferentes etapas de construcción; es decir dimensiones y volúmenes de cada departamento incluyendo habitaciones y áreas comunes, presupuesto de materiales y proveedores, terracería y base del área de construcción, concretado de pisos, paredes y construcción de escaleras, techado del edificio, repellado y pintura entre otros. Si esto se replica a todos los demás edificios restantes, los resultados de la construcción, serían edificios estandarizados en área de construcción, materiales utilizados y acabados entre otros, lo cual se comprueba con la comparación de ellos y de seguro cualquier cambio se notará.

Cuando hablamos del marco conceptual de la información financiera en términos analógicos es parecido a la construcción del edificio con departamentos familiares mencionado, en el sentido que hay diversidad de entidades que generan cantidad de transacciones u operaciones, que al procesarlas contablemente bajo una mismo método, la información financiera producida para terceras personas consistente en estados financieros para la toma de decisiones (usuarios de la información financiera), presentan las mismas características; es decir se presentan estados financieros estandarizados, construidos bajo las mismas reglas, y pueden ser comparables con los generados de años anteriores y observar cambios, o si es el caso hacer proyecciones de posicionamiento y rendimiento financiero para uno dos o tres años. 

Bajo esta lógica el marco conceptual de la información financiera ayuda entre otros proporcionando definiciones homogéneas y criterios establecidos a los elementos de los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos), mediciones y preferencias apropiadas de dichos elementos para el reconocimiento de partidas de los estados financieros, la presentación y las informaciones reveladas en ellos. 

La utilidad o beneficio obtenido de los estados financieros confeccionados bajo el mismo método o marco conceptual, también es observable al comparar la información financiera de otras entidades que han utilizado el mismo marco de referencia, respondiendo a las necesidades de los usuarios de dicha información para tomar decisiones como por ejemplo dar créditos a las empresas dependiendo de su desempeño económico, invertir capital en una entidad, prestar dinero o ampliar las actividades del negocio. 

El marco conceptual de la información financiera es un cuerpo de bases teóricas contables sobre las cuales se sustenta el desarrollo de las normas contables adecuadas, permitiendo armonizar las mismas a nivel mundial y ayudar a los emisores y receptores de la información financiera; y así como en la construcción del edificio, alguien lo diseño para que tenga las mismas características; en la contabilidad financiera es igual, lo cual se presenta en el siguiente resumen sintetizado de quienes han creado el marco de referencia de la información financiera:

· En 1973 en Inglaterra nació la Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (The International Accounting Standards Committee Foundation-IASCF), la cual constituyó al Comité Internacional de Normas de Contabilidad (IASC), con el objeto de dar lineamientos contables globales, desarrollando un conjunto estándar de normas contables aplicables que permitan la presentación información de alta calidad, comparable, comprensible y transparente en los Estados Financieros, con el fin de ayudar a los usuarios de la misma a tomar decisiones. Esta última entidad emitió el marco conceptual de referencia para la Preparación y Presentación de Estados Financieros que contienen el objetivo y propósito general, así como las Características cualitativas de la información financiera útil. El documento emitido no es una norma pero es de cumplimiento obligatorio cuando se preparen los estados financieros aquellas entidades que no están sujetas al párrafo uno de la NIIF para las PYMES. 

· En el 2001 fue sustituido el IASC por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Board-IASB), entidad que en el 2009 emitió la Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas Entidades (NIIF para las PYMES) El IASB que contiene los estándares contables necesarios para la elaboración y presentación de estados financieros, consiguiendo sus objetivos fundamentalmente a través del desarrollo y publicación de las NIIF, así como promoviendo el uso de tales normas en los estados financieros con propósito de información general y en otra información financiera. El marco conceptual de esta norma está incorporado implícitamente en ella; no obstante, el párrafo 2.35 da un lineamiento al respecto: 

“Los requerimientos para el reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos en esta NIIF están basados en los principios generales que se derivan del Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros del IASB y las NIIF completas. En ausencia de un requerimiento en esta NIIF que sea aplicable específicamente a una transacción o a otro suceso o condición, el párrafo 10.4 proporciona una guía para emitir un juicio y el párrafo 10.5 establece una jerarquía a seguir por una entidad al decidir sobre la política contable apropiada en esas circunstancias. El segundo nivel de esa jerarquía requiere que una entidad busque las definiciones, criterios de reconocimiento y conceptos de medición para los activos, pasivos, ingresos y gastos, así como los principios generales establecidos en esta sección”.

El marco conceptual de la información financiera es un cuerpo de bases teóricas contables sobre las cuales se sustenta el desarrollo de las normas contables adecuadas, permitiendo armonizar las mismas a nivel mundial y ayudar a los emisores y receptores de la información financiera.

Según IASB, los puntos más importantes del marco conceptual para la información financiera son: 

• El marco integral que aborda todos los temas más importantes en los que el IASB debe pensar cuando establece NIIF. 

• Confirmar el objetivo de la entrega de información financiera, conforme a las NIIF, como el suministro de información financiera que sea útil para los inversionistas y otros a la hora de decidir suministrar recursos a una empresa, aclarando el papel que el trabajo administrativo desempeña en este objetivo. 

• Poner de relieve la importancia de efectuar la entrega de información sobre desempeño financiero haciendo énfasis en que los inversionistas necesitan información tanto sobre desempeño financiero (ingresos y gastos) como sobre situación financiera (activos, pasivos y patrimonio). 

• Ofrecer orientación sobre la entrega de información sobre desempeño financiero. 

• Mejora los conceptos para la entrega de información sobre activos, pasivos, ingresos y gastos 

• Establecer que las decisiones sobre qué información entregar sobre activos, pasivos, ingresos y gastos deberían basarse en lo que es útil para los inversionistas. 

• Explicar la forma de decidir cuándo los activos y los pasivos deberían medirse utilizando el costo histórico y cuándo deberían medirse a un valor actual. Estableciendo que tales decisiones deberían basarse en cuál de las medidas suministraría información útil para los inversionistas. 

Aspectos relevantes del marco de referencia de la información financiera de la NIIF para las PYMES 

Objetivo de la información financiera con propósito general 

El prólogo P7, y párrafo 2.2, manifiesta que el objetivo de los estados financieros de una pequeña o mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. 

Esto implica que los estados financieros presentan el producto final del proceso contable y su finalidad es comunicar a los usuarios de los mismos, lo siguiente:

1. Los resultados de las transacciones u operaciones financieras realizadas en un periodo determinado (ganancias o pérdidas derivadas de los ingresos y gastos). 

2. La situación financiera (evolución producto de la interacción económica de los activos, pasivos y patrimonio). 

3. Los flujos de efectivo o la circulación del dinero que entró y salió de la entidad, y bajo que conceptos y decisiones. 

4. La gestión en el manejo de los recursos de los que están al frente de la entidad administrándola.

Para lograr que los estados financieros cumplan el requisito de ser útiles, debieron haberse confeccionado y presentarse en todas sus partes, conforme principios de contabilidad generalmente aceptos, en este caso los lineamientos establecidos en la NIIF para las PYMES, norma que ha sido autorizada por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría. (Ver publicación del presente blogger de fecha jueves, 12 de marzo de 2020 denominado EL CUMPLIMIENTO DE ADOPCIÓN Y APLICACIÓN DE NIIF EN EL SALVADOR). 

La razonabilidad de los estados financieros depende del cumplimiento de la NIIF para las PYMES, el párrafo 3.2 regula lo siguiente: Los estados financieros presentarán razonablemente, la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una entidad. La presentación razonable requiere la representación fiel de los efectos de las transacciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en la Sección 2 Conceptos y Principios Generales”.

Características cualitativas de la información financiera

Los Estados Financieros representan el medio principal para suministrar información a quienes no tienen acceso a los registros contables de una entidad y constituyen herramientas esenciales para el análisis de la situación financiera de un ente económico. Para cumplir con el objetivo de la información financiera con propósito general la NIIF para las PYMES proporciona las alternativas disponibles que incluyen el reconocimiento, la eliminación, la medición, la clasificación, la presentación y la información a revelar, para todo ello las características cualitativas de la información financiera son de utilidad.

Los preparadores de la información financiera , deben aplicar su juicio profesional en la elección entre los posibles tratamientos aplicados a los hechos económicos mostrados resumidos en los estados financieros, permitidos por los estándares Internacionales, a fin de cumplir alineados con la filosofía de la IASB y con los propósitos perseguidos en los estados financieros presentados; en este sentido las características cualitativas de la información financiera responden a ello. Las establecidas por la NIIF para las PYMES en los párrafos del 2.4 a la 2.13, son las siguientes:

CARACTERÍSTICA	EXPLICACIÓN
Comprensibilidad	La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia razonable.
Relevancia	La información proporcionada en los estados financieros debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios. La información tiene la cualidad de relevancia cuando puede ejercer influencia sobre las decisiones económicas de quienes la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad.
Materialidad o importancia relativa	La información es material y por ello es relevante, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido.
Fiabilidad	La información proporcionada en los estados financieros debe ser fiable. La información es fiable cuando está libre de error significativo y sesgo, y representa fielmente lo que pretende representar o puede esperarse razonablemente que represente. Los estados financieros no están libres de sesgo (es decir, no son neutrales) si, debido a la selección o presentación de la información, pretenden influir en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, para conseguir un resultado o desenlace predeterminado.
La esencia sobre la forma	Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados financieros.
Prudencia	Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de forma que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en defecto. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no permite la infravaloración deliberada de activos o ingresos o la sobrevaloración deliberada de pasivos o gastos. En síntesis, la prudencia no permite el sesgo.
Integridad	Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia.
Comparabilidad	Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de su situación financiera y su rendimiento financiero. Además, los usuarios deben estar informados de las políticas contables empleadas en la preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en dichas políticas y de los efectos de estos cambios.
Oportunidad	Para ser relevante, la información financiera debe ser capaz de influir en las decisiones económicas de los usuarios. La oportunidad implica proporcionar información dentro del periodo de tiempo para la decisión. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su relevancia.
Equilibrio entre costo y beneficio	Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla. La evaluación de beneficios y costos es, sustancialmente, un proceso de juicio. Además, los costos no son soportados necesariamente por quienes disfrutan de los beneficios y con frecuencia disfrutan de los beneficios de la información una amplia gama de usuarios externos.
Esfuerzo y costo desproporcionados.	La consideración de si la obtención o determinación de la información necesaria para cumplir con un requerimiento involucraría esfuerzo o costo desproporcionado depende de las circunstancias específicas de la entidad y del juicio de la gerencia de los costos y beneficios de la aplicación de ese requerimiento. Este juicio requiere la consideración de la forma en que puedan verse afectadas las decisiones económicas de los que esperan usar los estados financieros por no disponer de esa información.

Base contable de acumulación (o devengo) 

Los ingresos y los gastos son los componentes clave de la medición del resultado de una empresa y de ello depende la ganancia o pe o pérdida en un ejercicio determinado. Los resultados  a su vez están directamente relacionado con las variaciones patrimoniales de cada periodo, ya que la utilidad o pérdida va pasar a formar parte de la cuenta patrimonial en los resultados acumulados. Aunque existan dos bases contables utilizadas para el registro de las transacciones de la empresa, la base del acumulado o Devengado), reconoce el impacto de las transacciones en los estados financieros sin importar la fecha de cobro o pago. 

La otra otra forma conocida de registro  es la denominada "base contable de efectivo", la cual exige que la contabilización se efectué con base a lo recibido.

El párrafo 2.36 contempla “Una entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de acumulación (o devengo). De acuerdo con la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para esas partidas”. 

Hipótesis de negocio en marcha 

El negocio en marcha es un término contable para una empresa con recursos necesarios para seguir operando sin la amenaza de una liquidación en el futuro previsible, generalmente considerado como al menos dentro de doce meses. Implica para el negocio la declaración de intención de continuar con sus actividades al menos durante el próximo año. Esto es una hipótesis básica para preparar sus estados financieros, por lo que significa que la empresa no tiene la necesidad ni la intención de liquidar o reducir realmente sus operaciones. 

Esta frase también se refiere a la capacidad de una empresa de ganar suficiente dinero para mantenerse a flote o evitar la quiebra. Si un negocio no es una empresa en marcha significa que la compañía se ha declarado en quiebra y sus activos deben liquidarse. 

El párrafo 3.8 considera “Al preparar los estados financieros, la gerencia de una entidad que use esta NIIF evaluará la capacidad que tiene la entidad para continuar en funcionamiento. Una entidad es un negocio en marcha salvo que la gerencia tenga la intención de liquidarla o de hacer cesar sus operaciones, o cuando no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas. Al evaluar si la hipótesis de negocio en marcha resulta apropiada, la gerencia tendrá en cuenta toda la información disponible sobre el futuro, que deberá cubrir al menos los doce meses siguientes a partir de la fecha sobre la que se informa, sin limitarse a dicho periodo. 

Lo anterior no es lo único que considera la NIIF para las PYMES como definiciones y criterios, para el reconocimiento contable de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, así como elaboración, presentación de los estados financieros incluyendo sus revelaciones, sino sus 35 secciones establecen reglas generales y específicas al respecto que todo contador debe aplica como parte de su juicio profesional, aunque las secciones 2 a la 3, se encuentran los aspectos básicos, que deben ser abordados para acumular conocimiento en esta materia y acumular experiencia. 

En fin el marco conceptual de la información financiera de referencia proporciona reglas de medición, reconocimiento, presentación y revelación de información financiera para que los usuarios la utilicen tomando decisiones adecuadas y oportunas a sus intereses. 

NO LO OLVIDES “QUÉDATE EN CASA”

Responder a las preguntas de aprendizaje siguientes:

1. ¿Qué idea se ha formado del término estandarización y cómo es observable en los estados financieros de una entidad?

2. ¿Qué es el marco conceptual de la información financiera?

3. ¿A qué ayuda la marco conceptual de referencia en la preparación de los estados financieros de una entidad?

4. ¿Cómo es observable la utilidad o beneficio obtenido de los estados financieros confeccionados bajo el mismo método o marco conceptual?

5. ¿Cual fue el objeto de la constitución del IASCF en 1973?

6. ¿ En que están basado Los requerimientos para el reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos en esta NIIF están basados?

7. ¿Cuál es el objetivo de los estados financieros presentados de una pequeña o mediana entidad?

8. ¿Cuál es la finalidad de los estados financieros presentados?

9. ¿Cómo deben confeccionarse los estados financieros para cumplir con el requisito de utilidad ?

10. ¿Qué se requiere para la presentación razonable de los estados financieros?

11. ¿Qué deben cumplir los preparadores de la información financiera para que los estados financieros cumplan su propósito?

12. ¿Según su punto de vista a que ayuda preparar estados financieros aplicando las características cualitativas de la información financiera?

13. ¿Qué es registrar utilizando la base contable de acumulación o devengo?

14. ¿Qué es la hipótesis de negocio en marcha?

15. ¿Qué proporciona el marco conceptual de la información financiera?

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

MSC.: Edgar Ulises Mendoza

En términos generales la utilización de procedimientos se debe a la necesidad de documentar todos los procesos realizados por una entidad, recopilando decisiones de orden rutinario con el registro de transacciones y operaciones financieras. Esta labor implica la ejecución de procedimientos generales o administrativos, procedimientos contables y no contables.

El procedimiento sigue un conjunto de reglas que dan un orden y se plasman en un documento por escrito que describe secuencialmente la forma de realizar una actividad sea administrativa o contable, cuyo destino es el logro de los objetivos de la entidad.

El procedimiento contable se refiere al conjunto de transacciones u operaciones financieras materializadas en documentos físicos y desmaterializados, que han pasado por un proceso de recopilación, ordenación, codificación, medición, registro, presentación y revelación, en un período de tiempo que se denomina ciclo contable y quedan expresados en los estados financieros emitidos por una entidad.

Los procedimientos no contables son los que no afectan las cifras de los estados financieros y son más bien de tipo administrativo o de uso interno para la toma de decisiones gerenciales. Son ejemplos de ello, los reportes no financieros como el análisis del comportamiento de las ventas, proyecciones de operaciones de ventas y compras, y estimaciones de flujos de cantidades dinerarias.

Todo lo anterior tiene que ver con la necesidad de documentar todo lo que hace la empresa, y ha surgido en respuesta para respaldar los resultados económicos financieros de la entidad. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades que realiza la empresa en el ciclo contable quedan debidamente evidenciadas, a la cual se puede acceder por diferentes razones o fines que persiguen los usuarios de la información financiera.

Las empresas en su quehacer diario recopilan cantidades de información de entidades privadas o estatales, con quienes interactúa económicamente, o generadas por ellas mismas en formatos según sus sistemas de control interno, que administrativamente ayudan a documentar todo el proceso contable, como facturas de compras y ventas de bienes, contratos de servicios, letras de cambio, pagarés, escrituras de venta o compra de inmuebles, correos electrónicos, libretas y estados de cuentas bancarios, recibos de remesas y retiros de dinero a instituciones financieras, transferencias de dinero usando la tecnología de información, formatos internos o de uso de control interno como vales de caja chica y el cardex para controlar entradas y salidas de inventarios entre otros.

La cantidad de información en circulación de la entidad depende del tamaño como empresa, ya sea pequeña, mediana grande en función del número de empleados que posee, o del volumen de transacciones u operaciones financieras que realiza durante el proceso contable de una año.

El procedimiento contable lo constituyen todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:

• Recepción de inventarios.
• Ventas de productos.
• Fabricación de productos.
• El registro de estimaciones contables.

Los procedimientos contables están inmersos en el ciclo contable, que se refiere al conjunto de pasos y procedimientos en el que se analiza, elabora, registra y se prepara la información financiera de la empresa y que se completa en un periodo determinado de tiempo, llamado ejercicio contable, que por lo general corresponde al año comercial; es decir  el ejercicio contable de una entidad comprende el tiempo desde que inicia operaciones o si ha estado operando, desde el primer día de inicio del año comercial hasta su cierre al 31 de diciembre de un determinado año.

Las empresas para funcionar eficientemente y operativamente, estandarizan sus procedimientos contables para el registro de sus transacciones y operaciones financieras. Algunos ejemplos de estandarización operativa que tiene que ver con ciertas partidas o cuentas de los elementos de los estados financieros se presente a continuación:

CUENTA DE MAYOR	PROCEDIMIENTO CONTABLE APLICABLE
CAJA	Procedimientos realizados para el registro de desembolso utilizado por caja. Procedimiento para los traslados del fondo al banco.
BANCOS	Procedimiento para autorización de desembolso. Procedimiento para transferencia de fondos
FONDO FIJO	Procedimiento para la constitución del fondo. Procedimiento para el reembolso de fondos. Procedimientos para el pago de gastos por el fondo.
CUENTAS POR COBRAR	Procedimientos para registrar ventas a crédito con condiciones. Procedimiento para el arqueo de las cuentas por cobrar. Procedimientos para registros cuentas por cobrar descontadas por banco.
INVERSIONES TEMPORALES	Procedimientos para comprar y vender inversiones temporales. Procedimiento para medir las inversiones temporales.
INVENTARIOS	Procedimiento para registrar las entradas de materia prima al almacén Procedimiento para contabilizar las trasferencias de materia prima entre almacenes. Procedimiento para registrar las trasferencias de materia prima a la producción. Procedimiento para registrar la terminación de productos. Procedimientos para evaluar los inventarios. Procedimiento para registrar los inventarios en tránsito.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO	Procedimiento para el registro de las compras de propiedad, planta y equipo. Procedimiento para registrar el gasto por depreciación del ejercicio. Procedimiento para el manejo de las construcciones en proceso. Procedimiento para registrar los activo bajo contratos de arrendamiento financiero. Procedimiento para la desincorporación de activos en desuso. Procedimiento para la venta de activos fijos de la empresa. Procedimiento para adquisiciones mayores.
PRESTAMOS BANCARIOS	Procedimiento para el registro de pasivos y acumulación de intereses. Procedimiento para la renovación de préstamos bancarios.
IMPUESTOS POR PAGAR	Procedimiento para el cálculo y registro de los impuestos mensuales y anuales. Procedimientos para el pago de los impuestos mensuales y anuales. Procedimiento para el registro de impuestos aduaneros en la importación de bienes.

En la medida que las empresas crecen tiende a mejorar sus sistemas de información con normas y pautas de cómo deben llevar su trabajo los empleados, y las decisiones posiblemente sean difíciles tomarse, por lo que la regulación con procedimientos contables, mejoran sus procesos contables, estableciendo un buen sistema de información y de comunicación de la información financiera, con técnicas para documentar y comunicar decisiones, y en este sentido es relevante mostrar el uso de las políticas contables por una entidad, ya que estas ayudan a moldear los procedimientos contables de forma estandarizada dentro del proceso contable.