EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Msc. Edgar Ulises Mendoz

Desde que nacemos los seres humanos tenemos recursos valiosos como la vida, responsabilidad de los padres y familiares; sin embargo, somos parte de un proceso de constante cambio y crecimiento, experimentamos diversidad de necesidades, donde los progenitores o la misma persona ejercen controles para la estabilidad emocional, psicológica y económica de la vida; en los primeros años dependemos mucho de nuestros padres para preservar la vida y estamos expuestos a riesgos de supervivencia, pero en la medida que aprendemos a manejar nuestras vidas y recursos también experimentamos tranquilidad y florescencia, lo contrario tener una vida sinsabores o cargada de limitaciones por la mala administración de los recursos o la falta de los mismos.

Lo planteado también es observable en la vida de una entidad y su entorno, en su inicio nace con recursos económicos pues sus constituyentes (socios o accionistas dependiendo del tipo de sociedad), la han dotado de bienes dinerarios o en especie (aportaciones) como bienes muebles e inmuebles, maquinarias y equipos entre otros, que son sus recursos valiosos y son responsabilidad de las personas en quienes recae su administración salvaguardar su integridad; pero en la medida que los recursos son utilizados, es necesario tener controles administrativos y contables que son responsabilidad de los administradores su cumplimiento y de acatamiento estricto de los empleados.

Las empresas al interactuar económicamente con su entorno, también experimentan procesos de cambio constante, sus recursos se incrementan o limitan y es necesario establecer nuevos controles para proteger los recursos existentes, para evitar mala utilización, daños físicos y pérdidas en todo sentido.

Una empresa se expone a riesgos cuando no tiene un buen sistema de control para salvaguardar los recursos que posee, se enfrenta a situaciones difíciles como robo de activos, pérdidas económicas recurrentes y en casos extremos la imposibilidad de continuar con el negocio en marcha y tiene que cerrar operaciones. Esto es evitable cuando existe en la empresa un buen sistema de control interno administrativo y contable.

EL CONTROL INTERNO

Según los estudios constituye el medio por el cual el consejo de administración asegura que la entidad opere en un ambiente general de control, dando mayor certeza en el sentido que lo acordado se lleve a cabo adecuadamente.

Para aclarar ideas, se entiende por sistema de control interno el proceso que ejecuta la administración para evaluar operaciones específicas y se diseña para proveer una seguridad razonable de la efectividad y eficiencia de las mismas, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes y otras regulaciones aplicables ala entidad; su estructura incluye el ambiente de control, las actividades de control, la valoración de riesgos, la información y comunicación, así como la vigilancia.

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos, relacionados principalmente con la eficiencia en las operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general, solamente tienen relación indirecta con los registros financieros e incluyen más que todo controles como análisis estadísticos, estudios de tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

Los controles administrativos involucran procesos y registros relativos a decisiones que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia y todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y quedan documentadas en las políticas establecidas en todas las áreas de la entidad.

Son ejemplos de controles administrativos los siguientes:

• lineamientos para que los empleados de una área determinada porten internamente su carné de identificación.
• la obligatoriedad de exámenes médicos anuales para todos los trabajadores del de la planta de producción.
• Uso de uniformes de todos los empleados.
• perfiles profesionales para los diferentes puestos administrativos, ventas y financieros.
• autorizaciones o modo de proceder para la compra de bienes y servicios.

Estos controles interesan no solo a los gerentes de la empresa sino también a auditores independientes para la evaluación de la gestión realizada.

En términos resumidos el control administrativo incluye el plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión conducentes a la autorización de transacciones u operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la entidad y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificación de los controles variaría de acuerdo con las circunstancias individuales de cada entidad.

El control interno contable comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos, relacionados para la salvaguarda de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

Hay tres categorías principales de control interno contable:

1. Controles detectives

Son establecidos para detectar discrepancias y desviaciones de las políticas vigentes sirviendo para el propósito de la integridad de la información financiera, por ejemplo un chequeo sorpresa con el cajero (arqueo de caja) del saldo de efectivo disponible y el saldo de efectivo según las cuentas contables, garantizará si el cajero está haciendo su trabajo con precisión o no. Este procedimiento podría reflejar cualquier error contable.

En un entorno computarizado donde los números son enormes en volumen y el sistema realiza el procesamiento de cuentas de alcance completo, es posible aplicar un procedimiento probatorio, seleccionando una factura de prueba y realizar un seguimiento hasta la finalización de las cuentas para ver si da el resultado deseado y cumple con las regulaciones legales tributarias por ejemplo.

En la misma idea podría compararse el stock físico real en el almacén y el saldo de la cuenta de inventarios al cierre del ejercicio, según los libros contables, cuyo resultado mostraría si hay problema en el procesamiento del Inventario, cualquier hurto o pérdida normal. Verificar también que todos los activos que aparecen en los libros estén físicamente presentes garantiza la seguridad de los activos su integridad.

Con lo explicado queda claro que los controles de detección se aplican de manera irregular y son más de naturaleza de auditoría para identificar errores o discrepancias.

2. Controles preventivos

Estos controles se aplican a diario en la entidad para evitar los errores o discrepancias que suceden. En realidad son reglas que todos los miembros de la empresa deben cumplir cotidianamente en su trabajo, por ejemplo, en un entorno contable cuando se recepciona un comprobante de crédito fiscal (factura) por la compra de bienes y servicios, se envía a varias personas para la constatación de los bienes o servicios recibidos, otras para revisión de cálculos, revisión y aprobación, hasta llegar a su registro; una vez contabilizada la factura, otro equipo realiza el pago. Esto se llama segregación de deberes o actividades, y asegura que una persona no tenga control para reservar y pagar facturas.

La rotación laboral es un ejemplo clásico de control preventivo. En una organización grande o en un lugar crítico, el personal se transfiere a intervalos regulares para garantizar que nadie tenga acceso a ningún dato o activo durante un período prolongado, garantizando que los empleados no se involucren en robos o actividades ilegales.

En un entorno computarizado, hacer copias diarias de seguridad de los datos en la nube también es un control preventivo para evitar cualquier pérdida de datos.

3. Controles correctivos

Son los que vienen a rescatar lo realizado cuando los controles preventivos y detectives no han podido evitar un error. En un entorno contable, partidas de ajuste o rectificación reflejan controles correctivos.

Una vez que los libros contables están cerrados después del ejercicio financiero y los auditores encuentran problemas que debe abordarse por su significatividad. Reabrir la contabilidad financiera y hacer ajustes solicitados por un auditor también es parte de un control correctivo; por ejemplo, en el registro inicial al contabilizar en el libro diario la venta al crédito al señor Edgar Mendoza, el cargo  se realiza en la cuenta por cobrar del señor Iker Estrada por la misma cantidad.

En este caso probar saldos globales indicaría que la contabilización es correcta; sin embargo, más tarde en la verificación de los libros mayores cruzados con el auxiliar de cuentas por cobrar, se identificó ese error. El control correctivo en este caso implica rectificar trasladando el saldo al cliente correcto.

Otros ejemplos de control interno contable.

1. Segregación de funciones para la emisión de cheques: el procesador del cheque y el aprobador con la firma deben ser personas diferentes. Utilización de firmas mancomunadas ayuda mucho.
2. Identificación de usuario y contraseñas, para todos los empleados.
3. Verificación física y periódica de inventarios y activos de la empresa.
4. Conciliación bancaria periódica.
5. Conciliaciones de saldo de cuentas contables de prueba.
6. Chequeo sorpresa de saldos de caja chica y general (arqueos de caja).
   

La implementación de controles internos contables tiene beneficios para la entidad:

· La trazabilidad de las acciones en el registro identifica a la persona responsable de cualquier error.

· Exactitud de los estados financieros preparados y fondos erogados.

· Uso eficiente de los recursos para los fines previstos.

· Facilitación de auditorías internas y externas.

· Identificación y rectificación de cualquier discrepancia identificada en la contabilidad.

·  Ahorro de costos y recursos.

No obstante lo anterior la implementación de controles contables presenta desventajas:

· A veces cumplir los procedimientos es irritante y requiere mucho tiempo para los empleados.

·  Alto costo de mantener controles y estándares.

· Depende demasiado de los estados financieros y la auditoría.

·  Duplicación de trabajo.

En todo caso si los beneficios de la tenencia de un buen sistema de control interno supera a los esfuerzos económicos y pérdidas por no tenerlo, vale la pena implementarlo y deben considerarse las siguientes sugerencias:

· Cualquier cambio en un procedimiento afecta al precedente o siguiente.

·   Los cambios no deben realizarse en medio de un período contable, ya que afectará el flujo de la transacción.

· Cualquier cambio debe ser debidamente documentado e informado a todos los involucrados (empleados y auditores).

Finalmente debe comprenderse que a consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información de la empresa, el control interno contable surge como instrumento con el objetivo que las transacciones y operaciones, cumplan lo siguiente:

• Registro oportuno por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.

•  Que lo contabilizado exista.

• Que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

• Que las transacciones u operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.

•  Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.

 RECUERDA: QUEDARE EN CASA

Preguntas de aprendizaje


1.- ¿Qué tipo de recursos poseen las entidades que están expuestas a riesgos, por lo que necesitan protegerse?

2.- ¿A qué tipo de riesgos están expuestos los bienes que posee una empresa?

3.- ¿Qué se entiende por un sistema de control interno?

4.- ¿Qué comprenden los controles administrativos y los contables?

5.- ¿De quién es la responsabilidad de los controles administrativos y contables en una empresa y porqué?

6.- ¿Cuáles son las categoría del control interno contable y su conceptualización?

7.- ¿Seleccione 3 ejemplos de control interno contable y explicar a que se refieren?

8.- ¿Porqué razón todo cambio de control interno contable no es prudente hacerlo a mitad de un año?

9.- ¿En su opinión que efectos tendría una empresa el no contar con un sistema de control interno contable?

10. ¿Qué controles considera usted deberían aplicarse al registro de los inventarios en una empresa comercial?