PROCEDIMIENTOS CONTABLES

MSC.: Edgar Ulises Mendoza

En términos generales la utilización de procedimientos se debe a la necesidad de documentar todos los procesos realizados por una entidad, recopilando decisiones de orden rutinario con el registro de transacciones y operaciones financieras. Esta labor implica la ejecución de procedimientos generales o administrativos, procedimientos contables y no contables.

El procedimiento sigue un conjunto de reglas que dan un orden y se plasman en un documento por escrito que describe secuencialmente la forma de realizar una actividad sea administrativa o contable, cuyo destino es el logro de los objetivos de la entidad.

El procedimiento contable se refiere al conjunto de transacciones u operaciones financieras materializadas en documentos físicos y desmaterializados, que han pasado por un proceso de recopilación, ordenación, codificación, medición, registro, presentación y revelación, en un período de tiempo que se denomina ciclo contable y quedan expresados en los estados financieros emitidos por una entidad.

Los procedimientos no contables son los que no afectan las cifras de los estados financieros y son más bien de tipo administrativo o de uso interno para la toma de decisiones gerenciales. Son ejemplos de ello, los reportes no financieros como el análisis del comportamiento de las ventas, proyecciones de operaciones de ventas y compras, y estimaciones de flujos de cantidades dinerarias.

Todo lo anterior tiene que ver con la necesidad de documentar todo lo que hace la empresa, y ha surgido en respuesta para respaldar los resultados económicos financieros de la entidad. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades que realiza la empresa en el ciclo contable quedan debidamente evidenciadas, a la cual se puede acceder por diferentes razones o fines que persiguen los usuarios de la información financiera.

Las empresas en su quehacer diario recopilan cantidades de información de entidades privadas o estatales, con quienes interactúa económicamente, o generadas por ellas mismas en formatos según sus sistemas de control interno, que administrativamente ayudan a documentar todo el proceso contable, como facturas de compras y ventas de bienes, contratos de servicios, letras de cambio, pagarés, escrituras de venta o compra de inmuebles, correos electrónicos, libretas y estados de cuentas bancarios, recibos de remesas y retiros de dinero a instituciones financieras, transferencias de dinero usando la tecnología de información, formatos internos o de uso de control interno como vales de caja chica y el cardex para controlar entradas y salidas de inventarios entre otros.

La cantidad de información en circulación de la entidad depende del tamaño como empresa, ya sea pequeña, mediana grande en función del número de empleados que posee, o del volumen de transacciones u operaciones financieras que realiza durante el proceso contable de una año.

El procedimiento contable lo constituyen todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:

• Recepción de inventarios.
• Ventas de productos.
• Fabricación de productos.
• El registro de estimaciones contables.

Los procedimientos contables están inmersos en el ciclo contable, que se refiere al conjunto de pasos y procedimientos en el que se analiza, elabora, registra y se prepara la información financiera de la empresa y que se completa en un periodo determinado de tiempo, llamado ejercicio contable, que por lo general corresponde al año comercial; es decir  el ejercicio contable de una entidad comprende el tiempo desde que inicia operaciones o si ha estado operando, desde el primer día de inicio del año comercial hasta su cierre al 31 de diciembre de un determinado año.

Las empresas para funcionar eficientemente y operativamente, estandarizan sus procedimientos contables para el registro de sus transacciones y operaciones financieras. Algunos ejemplos de estandarización operativa que tiene que ver con ciertas partidas o cuentas de los elementos de los estados financieros se presente a continuación:

CUENTA DE MAYOR	PROCEDIMIENTO CONTABLE APLICABLE
CAJA	Procedimientos realizados para el registro de desembolso utilizado por caja. Procedimiento para los traslados del fondo al banco.
BANCOS	Procedimiento para autorización de desembolso. Procedimiento para transferencia de fondos
FONDO FIJO	Procedimiento para la constitución del fondo. Procedimiento para el reembolso de fondos. Procedimientos para el pago de gastos por el fondo.
CUENTAS POR COBRAR	Procedimientos para registrar ventas a crédito con condiciones. Procedimiento para el arqueo de las cuentas por cobrar. Procedimientos para registros cuentas por cobrar descontadas por banco.
INVERSIONES TEMPORALES	Procedimientos para comprar y vender inversiones temporales. Procedimiento para medir las inversiones temporales.
INVENTARIOS	Procedimiento para registrar las entradas de materia prima al almacén Procedimiento para contabilizar las trasferencias de materia prima entre almacenes. Procedimiento para registrar las trasferencias de materia prima a la producción. Procedimiento para registrar la terminación de productos. Procedimientos para evaluar los inventarios. Procedimiento para registrar los inventarios en tránsito.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO	Procedimiento para el registro de las compras de propiedad, planta y equipo. Procedimiento para registrar el gasto por depreciación del ejercicio. Procedimiento para el manejo de las construcciones en proceso. Procedimiento para registrar los activo bajo contratos de arrendamiento financiero. Procedimiento para la desincorporación de activos en desuso. Procedimiento para la venta de activos fijos de la empresa. Procedimiento para adquisiciones mayores.
PRESTAMOS BANCARIOS	Procedimiento para el registro de pasivos y acumulación de intereses. Procedimiento para la renovación de préstamos bancarios.
IMPUESTOS POR PAGAR	Procedimiento para el cálculo y registro de los impuestos mensuales y anuales. Procedimientos para el pago de los impuestos mensuales y anuales. Procedimiento para el registro de impuestos aduaneros en la importación de bienes.

En la medida que las empresas crecen tiende a mejorar sus sistemas de información con normas y pautas de cómo deben llevar su trabajo los empleados, y las decisiones posiblemente sean difíciles tomarse, por lo que la regulación con procedimientos contables, mejoran sus procesos contables, estableciendo un buen sistema de información y de comunicación de la información financiera, con técnicas para documentar y comunicar decisiones, y en este sentido es relevante mostrar el uso de las políticas contables por una entidad, ya que estas ayudan a moldear los procedimientos contables de forma estandarizada dentro del proceso contable.